Tata Ruang Kantor ( Office Lay Out ) - Administrasi Sarana & Prasarana

TATA RUANG KANTOR (OFFICE LAY OUT)

A. Pengertian Tata ruang kantor

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa ahliadministrasi perkantoran yaitu :

1. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.

2. Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.

B. Tujuan Tata Ruang Kantor

1. Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja.

2. Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.

3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

4. Memudahkan dalam pengawasan.

5. Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.

6. Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.

7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

8. Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.

9. Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.

C. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

1. Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

Keuntungan Tata Ruang Kantor	Kerugian Tata Ruang Kantor
1. Mudah merubah ruangan. 2. Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antarkaryawan. 3. Mudah dalam pengawasan. 4. Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan. 5. Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja. 6. Memperlancar arus pekerjaan. 7. Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar sehingga suasana jadi lebih segar.	1. Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia. 2. Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu. 3. Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

2. Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

Keuntungan tata ruang kantor tertutup	Kerugian tata ruang kantor tertutup
1. Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga. 2. Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang karena terhindar dari kebisingan. 3. Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.	1. Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat. 2. Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap. 3. Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

3. Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaituperubahan tempat lebih sulit dilakukan

D. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor

1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain :

a. Asas jarak terpendek.

b. Asas rangkaian kerja.

c. Asas penggunaan seluruh ruangan.

d. Asas integrasi kegiatan.

e. Asas perubahan susunan tempat kerja.

f. Asas keamanan dan kepuasan karyawan.

2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :

a. Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.

b. Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.

c. Alur kerja harus sederhana.

d. Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.

e. Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.

f. Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung.

g. Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan.

h. Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela.

3. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain :

a. Sistem Pencahayaan atau Penerangan

Jenis pencahayaan dalam kantor dibagi menjadi 4, yaitu :

1) Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.

2) Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).

3) Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor.

4) Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja.

Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :

1) Penerangan direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya 90-100% langsung ke area kerja.

2) Penerangan semi direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali ke bawah.

3) Penerangan indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama diarahkan ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah ke area kerja.

4) Penerangan semi indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke atas, lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke area kerja.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 tahun 2002, pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.

E. Sistem Warna

1. Macam-macam warna ada 3, yaitu :

a. Warna primer (warna pokok).

b. Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran warna primer).

c. Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran warna primer dan sekunder).

2. Arti warna dan efek psikologis

a. Merah berarti berani, sensual, mewah. Warna merah dapat mendatangkan energi, aktif, memberikan suasana hangat dan komunikatif, optimis, antusias, meningkatkan aliran darah dalam tubuh, dan bersemangat.

b. Kuning berarti kehangatan, bercahaya, cerah. Warna kuning dapat membangkitkan energi, mood (suasana hati), dan vitalitas.

c. Hijau berarti alami. Warna hijau dapat menyeimbangkan emosi seseorang sehingga lebih stabil, ruangan juga lebih segar, sejuk, dan tenang.

d. Biru berarti harmonis, tenang, lapang. Warna biru dapat menimbulkan perasaan tenang, sejuk, tentram, hening, damai, nyaman, dan aman.

e. Putih berarti orisinal, ringan, polos, tentram, nyaman, terang. Namun terlalu banyak warna putih dapat mendatangkan perasaan dingin, steril, dan kaku.

f. Merah muda berarti ceria, romantis. Warna merah muda dapat memberikan kesan lembut, menenangkan, mengesankan anak muda, dan bersifat kekanak-kanakan.

g. Oranye (jingga tua) berarti bersahabat, hampir sama dengan merah. Warna oranye dapat memberikan efek energik, fit, ramah, senang, gembira, penuh harapan, percaya diri, dan dapat mengurangi depresi atau perasaan tertekan. Namun bila berlebihan dapat merangsang perilaku hiperaktif.

h. Cokelat berarti netral, rendah hati. Warna cokelat dapat memberikan kenyamanan, kehangatan, anggun, dan elegan.

i. Abu-abu berarti serius, tenteram, damai. Warna abu-abu dapat memberikan keheningan dan kesan luas.

j. Hitam dapat memancarkan kekuatan, misterius, klasik, elegan.

k. Ungu berarti spiritual, magis dan mistis, feminim, antik, anggun, hangat, sensual, dan menarik perhatian orang.

3. Pertimbangan dalam memilih warna ruang

a. Ukuran ruang.

b. Lokasi bangunan.

c. Lokasi ruangan.

d. Tipe ruang.

e. Bentuk ruang.

f. Tinggi ruang.

4. Keuntungan penggunaan warna yang sesuai

a. Kantor lebih menarik dan menyenangkan.

b. Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan.

c. Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira.

d. Produktivitas kerja karyawan akan meningkat.

e. Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang.

f. Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan.

5. Sistem Pengaturan Udara Ruangan

a. Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6° Celcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan.

b. Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :

c. Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara otomatis.

d. Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.

e. Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.

6. Keuntungan pengaturan udara ruangan yang tepat dan baik antara lain :

a. Karyawan lebih nyaman dalam bekerja.

b. Semangat kerja karyawan dapat meningkat.

c. Kesehatan karyawan lebih terpelihara.

d. Produktivitas kerja lebih meningkat.

e. Kualitas kerja menjadi lebih baik.

f. Memberi kesan yang baik kepada tamu.

F. Sistem Penataan Suara

1. Akibat yang ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor antara lain :

a. Konsentrasi karyawan terganggu.

b. Semangat kerja karyawan menurun.

c. Dapat terjadi gangguan mental atau saraf karyawan.

d. Karyawan tambah lelah.

e. Kesalahan kerja banyak terjadi.

f. Produktivitas kerja rendah.

2. Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlaluberpengaruh dapat dilakukan dengan :

a. Ruangan diberi penyadap suara.

b. Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat diredam.

c. Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).

d. Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.