Karakteristik Aministrasi Perkantoran - Pengantar Administrasi Perkantoram

KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Objek Administrasi

1. Administrasi yang berobjek negara atau administrasi negara

Adalah administrasi yang berobjek kenegaraan atau tindakan lain yang dilakukan untuk kepentingan umum.

a. Administrasi pemerintahan negara, yaitu tindakan yang dilakukan dan bertujuan untuk melaksanakan kebijaksanaan pemerintah dalam rangka pelayanan kepada kepentingan umum.

1) Administrasi sipil, yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen-departemen dengan segenap aparaturnya di tingkat pusat sampai ke tingkat daerah.

2) Administrasi militer, yaitu seluruh kegiatan yang diselenggarakan oleh angkatan bersenjata misalnya angkatan udara(AU), angkatan darat(AD), angkatan laut(AL).

3) Administrasi kepolisian, yaitu seluruh kegiatan yang diselenggarakan oleh kalangan kepolisian dari tingkat pusat sampai daerah.

b. Administrasi perusahaan negara, yaitu seluruh aktivitas yang bergerak di bidang perusahaan-perusahaan seperti perusahaan yang bergerak di bidang produksi/industri, distribusi, transportasi, perbankan dan sebagainya. Perusahaan negara ini lazim disebut BUMN dan BUMD (pusat dan daerah).

2. Administrasi Yang Berobjek Niaga Atau Administrasi Niaga

Adalah administrasi yang berobjek niaga/swasta, yang kegiatan atau tindakannya bertujuan untuk kepentingan sendiri.

a. Administrasi niaga, yaitu kegiatan atau tindakan di bidang niaga yang bertujuan untuk mencari keuntungan bagi dirinya sendiri.

b. Administrasi non niaga, yaitu semua kegiatan yang cenderung bersifat sosial , misalnya sekolah swasta,rumah sakit swasta, yayasan dan sebagainya.

3. Administrasi yang berobjek internasional

Adalah semua kegiatan atau tindakan yang berobjek internasional, yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan negara anggotanya.

a. Administrasi niaga internasional , yaitu segala kegiatan atau tindakan internasional dalam bidang perniagaan dan perekonomian.

b. Administrasi internasional non niaga, yaitu semua kegiatan dan tindakan internasional dalam bidang usaha-usaha sosial,budaya dan kemasyarakatan.Contohnya: ILO,UNICEF,WHO,dan sebaginya.

B. Penggolongan Administrasi

Menurut Prof.Dr.Prajudi Atmosudirdjo,administrasi dapat dikelompokkan dalam 4 golongan :

1. Administrasi negara yaitu administrasi dari negara sebagai organisasi yang mengejar tercapainya tujuan yang bersifat kenegaraan.

2. Administrasi niaga yaitu administrasi dari organisasi niaga yang mengejar tercapainya tujuan yang bersifat niaga.

3. Administrasi internasional yaitu admninistrasi dari organisasi yang bersifat internasional, yang mengejar tercapainya tujuan yang bersifat internasional.

4. Administrasi sosial yaitu administrasi dari organisasi yang bersifat badan usaha sosial,yang mengejar tercapainya tujuan yang bersifat sosial, kemanusiaan, keagamaan, kebudayaan, kesenian, dan sebaginya.

Selain itu,administrasi dapat dibedakan dalam dua goloangan,sebagai berikut :

1. Administrasi negara (public administration),yaitu suatau proses yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara,misalnya administrasi pemerintah pusat,daerah,dan perusahaan-perusahaan negara.

2. Administrasi niaga/swasta (bussines/private administration),yaitu kegiatan-kegiatan organisasi niaga dalam usahanya mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.

C. Unsur-Unsur Administrasi 

1. Pengorganisasian, adalah rangkaian kegiatan menyusun suatu kerangka sebagai wadah atau tempat menjalankan kegiatan dari setiap usaha kerja sama.

2. Manajemen, adalah rangkaian kegiatan menggerakkan para pegawai serta mengarahkan segenap fasilitas kerja untuk mencapai tujuan.

3. Komunikasi, adalah rangkaian kegiatan menyampaikan informasi, pesan, buah pikiran atau pengetahuan dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

4. Kepegawaian, adalah rangkaian kegiatan mengurus dan mengatur penggunaan tenaga kerja dalam usaha kerja sama.

5. Keuangan, adalah rangkaian kegiatan mengelola segi – segi pembiayaan sampai dengan pertanggungjawabannya dalam suatu usaha kerja sama.

6. Perbekalan, adalah rangkaian kegiatan mengadakan, mengatur penggunaan, menyimpan, memelihara, dan menyingkirkan barang – barang keperluan dalam usaha kerja sama.

7. Tata usaha, adalah rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, manggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan – keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

8. Hubungan masyarakat (humas), adalah rangkaian kegiatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat di sekitarnya, baik perorangan, kelompok maupun lembaga atau badan usaha terhadap usaha kerja sama.

D. Proses Dan Fungsi Administrasi

Proses kegiatan administarsi terjadi melalui tahapan kegiatan yang saling berhubungan dan berkesinambungan.Dapat dikatakan bahwa proses administrsi itu ada permulaannya,tetapi tidak akan berakhir karena administrasi yang sudah selesai akan menimbulkan tujuan administrasi yang lain pula.

Secara teoris, proses kegiatan administrasi pada dasarnya terdiri atas beberapa tahap, sebagai berikut :

1.  Penentuan tujuan 

Penentuan tujuan merupakan tahap pertama dalam organisasi. Penetapan tujuan, sesuai dengan sifat dan bentuknya, merupakan proses penentuan kegiatan selanjutnya.

2. Perumusan misi

Tahap yang kedua ialah merumuskan misi yang hendak dicapai, artinya sasaran antara yang hendak dicapai dalam rangka pencapaian tujuan akhir.

3. Merumuskan kebijakan pokok

Setelah misi dirumuskan , maka tugas selanjutnya ialah merumuskan kebijakan pokok dalam rangka pelaksanaan kearah misi yang diinginkan.

4. Pengambilan keputusan

Ketiga tahap di atas tanpa diikuti dengan keputusan untuk dilaksanakan, akan sia-sia artinya. Dengan tujuan dan misi yang baik serta rumusan kebijakan ke arah tujuan yang diharapkan, tanpa diikuti suatu tindakan maka tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai. Dengan demikian, pengambilan keputusan perlu dan harus diambil oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan.

5. Pelaksanaan 

Pelaksanaan pada dasarnya mencakup kegiatan-kegiatan berikut ini. 

a. Pengaturan karyawan dengan semboyan “ The Right Man In The Right Palace “ artinya orang yang tepat ditempat yang tepat. 

b. Pembimbingan karyawan agar tetap produktif

c. Pengendalian bidang komunikasi intern dan ekstern 

d. Pembinaan hubungan kerja dan pengawasan

e. Pengadaan dana

f. Penyediaan sarana dan prasarana

Kegiatan pelaksanaan di atas dalam praktiknya saling interaksi dan interfungsi karena administrasi merupakan suatu sistem kerja sama. Proses kegiatan administrasi terdiri atas tugas-tugas atau fungsi-fungsi administrasi. Fungsi disini berarti yang dilakukan seseorang, atau tugas pekerjaan yang dilakukan seseorang. Salah satu teori yang dikemukakan oleh George R.Terry tentang “fungsi administrasi “ dikenal dengan singkatan POAC (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling ). Jadi, fungsi administrasi terdiri atas :

1. Planning ( perencanaan ), yaitu kegiatan menetapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan tujuan yang hendak dicapai 

2. Organizing ( pengorganisasian ), yaitu proses pengelompokan dan pembagian tugas, wewenang, tanggung jawab serta penempatan anggota atau tenaga kerja sevara proporsional.

3. Actuating ( penggerakkan ), yaitu mendayagunakan sumber daya manusia atau pegawai, sumber dana ( keuangan ), dan fasilitas lainnya hingga menggugah semangat kerja pegawai

4. Controlling ( pengawasan ), berfungsi sebagai sarana pencegahan, memeriksa, dan mencocokkan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang telah ditentukan.

Keempat fungsi administrasi tersebut saling berkaitan satu sama lain di dalam praktik penerapan administrasi.