Mempersiapkan Akomodasi dalam Perjalanan Dinas Pimpinan - Administrasi Humas & Keprotokolan

BAB I

PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG

                       

                  Dalam perjalanan dinas/bisnis pimpinan, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya karena adanya administrasi kantor atau sekretaris. Seorang sekretaris harus memiliki keterampilan dan pengetahuan yang luas. Salah satunya adalah cara mengatur perjalanan dinas/bisnis.

                  Sekretaris harus mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan dan segala sesuatu akan digunakan, yaitu mengenai semua hal yang berkaitan dengan pengaturan perjalanan dinas/bisnis. Sekretaris yang baik hendaknya mempersiapkan segala sesuatu tersebut dengan cermat, teliti dan rapi, sehingga selama perjalanan dinas/bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti. Persiapan dimulai dari berbagai jenis dokumen, pemilihan dan pemesanan tiket alat transportasi, daftar atau agenda perjalanan dan lain sebagainya. Persiapan perjalanan dinas/bisnis yang matang, diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.

                  Selain persiapan-persiapan tersebut, maksud dan tujuan perjalanan dinas/bisnis juga harus jelas, sehingga dapat ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas/bisnis.

                  Salah satu dari hal penting tersebut yaitu penginapan/akomodasi. Di antara banyaknya jenis penginapan/akomodasi, hotel adalah tempat yang paling umum dipilih. Belakangan ini mulai muncul berbagai jenis hotel dan tempat penginapan. Berbagai jenis hotel dan tempat penginapan tersebut memiliki ciri dan karakteristik sendiri-sendiri.

B.     TUJUAN

     

Diharapkan dapat menambah informasi, wawasan dan pengetahuan yang berharga, dan menjadi bahan acuan atau referensi yang baik dalam memperoleh masukan serta umpan balik guna menentukan pilihan penginapan/akomodasi dari berbagai klasifikasi jenis hotel yang ada, antara lain harga jual, jumlah kamar, tipe tamu hotel, lamanya tamu hotel tinggal, lokasi hotel, aktivitas tamu hotel, tipe kamar tidur hotel dan lain sebagainya.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    DEFINISI AKOMODASI/PENGINAPAN

                  Penginapan bisa menjadi salah satu faktor penting ketika merencanakan sebuah perjalanan dinas/bisnis. Dalam hal ini, tentunya sekretaris harus mengetahui tipe akomodasi yang diinginkan pimpinan.

                  Biasanya pimpinan lebih menyukai akomodasi yang letaknya dekat dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan, dan tentu saja daerah yang aman dan nyaman. Apalagi beberapa tahun terakhir ini beragam penginapan banyak didirikan dan semua berlomba-lomba menawarkan fasilitas yang berbeda dengan harga yang menarik.

Secara umum yang dimaksud dengan akomodasi adalah sarana untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan yang dapat dilengkapi dengan pelayanan makan dan minum serta jasa lainnya. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan, misalnya tempat menginap atau tempat tinggal sementara bagi orang bepergian. Sedangkan penginapan adalah rumah tempat bermalam, tumpangan untuk bermalam, losmen (penginapan yang menyewakan kamar tanpa menyediakan makan).

Jadi penginapan atau akomodasi saat berpergian atau liburan adalah jenis tempat tinggal dalam perjalanan dimana orang yang harus tinggal jauh dari rumah lebih dari satu hari keperluan tempat untuk tidur, istirahat, keselamatan, tempat berteduh dari suhu dingin atau hujan, penyimpanan barang, serta akses ke fungsi umum pada rumah tangga.

Penginapan dapat dilakukan pada hotel, resor, apartemen, hostel atau hostal, rumah pribadi (komersial, yaitu sebuah tempat tamu untuk tidur yang mendapatkan sarapan pagi atau rumah sewa tempat liburan, yang non-komersial dengan keanggotaan layanan keramahan atau tamu di rumah teman), dalam sebuah tenda saat berkemah (sering di perkemahan) dengan termasuk masalah sampah.

Kegiatan tidur biasanya dilakukan dengan berbaring di tempat tidur atau umumnya dengan permukaan yang lembut, seperti pada sebuah kasur, kasur udara seperti pada beberapa jenis kereta api yang menyediakan tempat tidur berbaring.

                  Namun ada kalanya penginapan dilakukan dengan tidur sambil duduk karena disebabkan tidak memungkinkan untuk berbaring misalnya dalam sebuah kereta api (atau tidur dalam mobil), bus, duduk di ruang tunggu, di jalan atau di taman, dll kursi dengan pengaturan (recline) membolehkan sesuatu antara duduk dan berbaring yang kenyamanannya tergantung pada tata letak.

B.     TIPE - TIPE AKOMODASI/PENGINAPAN

Beberapa tipe akomodasi yang berkenaan dengan penginapan antara lain sebagai berikut :

1.      Hotel

            Hotel adalah salah satu jenis akomodasi  yang mempergunakan sebagain atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum misalnya kolam renang dan tempat olahraga. Sementara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, hotel adalah bangunan berkamar banyakyang disewakan sebagai tempat untuk menginap dan makan bagi orang yang sedang dalam perjalanan; bentuk akomodasi yang dikelola secara komersial, disediakan bagi setiap orang untuk memperoleh pelayanan, penginapan, makan dan minum.

2.      Motel/motor-hotel/motor-inn/motor court/Inn/Lodge

            Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia motel yaitu penginapan yang ditujukan untuk pelancong bermobil, kamar-kamarnya mudah dicapai dari tempat parkir yang tersedia. Ada beberapa pengertian lain tentang motel, yaitu :

a.       Bangunan yang terletak di luar pusat kota dan daerah sekat high way (jalan raya), biasanya pada bangunan itu disediakan penginapan dalam bentuk apartemen dan dapat untuk tempat tinggal kurang dari 24 jam, apartemen itu memiliki pintu masuk  tersendiri dan satu garasi atau tempat parkir mobil.

b.      Sejenis akomodasi yang biasanya terdapat di antara kota besar, tempat para pengendara mobil dapat beristirahat sesudah perjalanan jauh dan baru meneruskan perjalanannya pada keesokan harinya; mobil pemilik dapat diparkir dekat kamar.

           

            Jenis penginapan ini berkonsep motoris yang biasanya terletak di pinggiran kota dan digunakan oleh orang-orang yang melakukan perjalanan jauh melalui jalan darat. Motel pertama muncul dan dikenal di Amerika. Karena tamunya rata-rata menggunakan pribadi, fasilitas utama penginapan ini adalah lahan parkir yang luas. Tidak terlalu banyak fasilitas lain yang disediakan karena berfungsi hanya sebagai tempat singgah atau istirahat tamu dengan jangka waktu menginap terbatas sebelum kemudian melanjutkan perjalanan kembali.

3.      Boarding house, guest home, pension de famille (di Indonesia, boarding home kira-kira sama dengan wisma yang disewakan)

            Merupakan rumah yang beberapa kamarnya disewakan kepada tamu. Pemilik dan pengelola guest house umumnya adalah keluarga yang juga tinggal dalam bangunan yang sama.

            Fasilitas seperti dapur dan ruang tamu dapat dijumpai terpisah namun tidak jarang juga tamu harus berbagi dengan pemilik rumah. Pilihan ini cocok untuk Anda yang ingin lebih mengenal kebiasaan penduduk lokal dimana Teman Pejalan sedang berwisata. Akomodasi jenis ini, di Indonesia dikenal dengan nama Pondok Wisata.

4.      Condominium hotel

            Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kondominium berarti gedung besar, mewah, bertingkat yang disewakan, apartemen.

5.      Private hotel (tipe akomodasi ini semacam hotel kecil dan umumnya dibangun di sebuah resort).

6.      Marina, boatel, noutel (merupakan bangunan permanen yang berasa di atas air dan memiliki jalan masuk yang dibuat seperti jalan masuk ke kapal, sehingga mengesankan seperti pelabuhan kecil. Bentuk bangunannya seperti hotel biasa atau kadang-kadang kapal diam yang dimodifikasi menjadi hotel).

7.      Floating hotel, cruiser, passenger ship, house boat, marine hotel, aquatel (bentuk penginapan yang terdapat di daerah tepi sungai, terusan atau laut dengan ciri-ciri khusus, antara lain menggunakan perahu atau kapal laut yang berlayar dari satu tempat ke tempat lain dan memiliki jumlah tamu tertentu selama perjalanan yang sudah ditentukan).

8.      Apartement/Serviced Apartement

            Secara fisik adalah bangunan tempat tinggal yang dibangun vertikal. Jenis apartemen yang disewakan untuk turis biasanya sudah dilengkapi dengan perabot dan berbagai fasilitas yang disediakan hotel seperti cleaning service dan laundry selama turis menginap.

            Biasanya jenis penginapan ini terdiri dari dua atau tiga ruangan yang berfungsi sebagai kamar tidur, ruang hiburan dan dapur. Pilihan ini sangat disarankan untuk pembaca yang hendak berwisata kota dengan keluarga atau dalam grup.

9.      B & B Hotel (Bed & Breakfast Hotel)

Hotel jenis ini biasanya hanya menyediakan kamar dan makan pagi saja dengan fasilitas yang sangat terbatas dan jumlah kamar yang tidak terlalu banyak.

Konsep penginapan jenis ini belum terlalu populer di Indonesia, tapi banyak ditemui di luar negeri. Fasilitas penginapan ini sederhana hanya menyediakan kamar tidur dan sarapan saja.

10.  Boutique Hotel

Sama seperti hotel pada umumnya, boutique hotel merupakan bangunan komersial yang menyediakan jasa penginapan. Fungsi dan fasilitasnya sama saja, yang membedakan biasanya hotel butik memiliki ciri khas sendiri agar berbeda dengan jaringan hotel terkenal. Kepribadian hotel butik dapat terlihat dari interior bangunan yang unik dan pelayanannya yang lebih personal.

11.  Budget Hotel

Hotel budget adalah sebutan lain bagi hotel dengan biaya yang murah dan sangat terjangkau. Hotel budget biasanya memiliki fasilitas yang terbatas untuk menekan biaya hotel. Kebanyakan hotel budget berada di kawasan pinggiran kota besar atau kota kecil dengan pertumbuhan ekonomi yang baik dan berkembang pesat.

Kelebihan penginapan jenis ini biasanya terkait dengan lokasi di pusat keramaian kota. Karena tarifnya yang lebih murah dibanding hotel biasa, menyebabkan fasilitasnya terbatas dan mengharuskan tamunya membayar ekstra untuk menikmati fasilitas tambahan. Ukuran kamar budget hotel juga lebih kecil dan desain interiornya efektif lebih mengarah ke sederhana. Bahkan tidak dijumpai jendela pada jenis kamar tertentu. Umumnya budget hotel yang ditemui di Indonesia adalah produk jaringan dari hotel-hotel besar.

12.  Bungalow

            Secara fisik sebenarnya merupakan hotel dengan beberapa rumah dalam satu kawasan. Bangunan rumah terpisah dari unit lainnya dan layanan kamar disediakan seperti halnya di hotel.

13.  Business Hotel

            Target audiens jenis penginapan ini sangat spesifik yaitu para pelaku bisnis. Biasanya bangunan hotel menjulang ramping ke atas dan terletak di pusat perniagaan sebuah kota atau dekat dengan bandara. Jenis kamar beragam dan umumnya full service lengkap dengan kolam renang serta pusat kebugaran.

14.  Cottage/Villa/Resort

Sejenis akomodasi yang berlokasi di sekitar tempat rekreasi/wisata misalnya pantai atau danau dengan bentuk bangunan – bangunan terpisah jarang di kawasan padat, disewakan untuk keluarga, serta dilengkapi dengan fasilitas rekreasi dan tempat khusus untuk bersantai.

15.  Dormitory

Dormitory hostel adalah jenis hotel yang menempatkan beberapa tamu dalam satu kamar. Biasanya kamar di hotel jenis ini terdiri dari beberapa tempat tidur dan satu tempat tidur besar. Jenis hotel seperti ini memang kebanyakan dipakai oleh para backpacker dan solo traveler, yang tentu saja tidak cocok jika dipakai untuk sebuah keluarga.

Selain harganya murah, kondisi ruang menginap yang terdiri dari ruangan besar dengan banyak tempat tidur dan bahkan bertingkat sangat cocok untuk pembaca yang membutuhkan kehidupan sosial ketika dalam perjalanan.

Biasanya satu ruang dormitory dapat terdiri dari 4 – 20 orang yang mungkin belum saling mengenal sebelumnya. Pemesanan jenis penginapan ini dihitung berdasarkan jumlah orang dan setiap tamu harus memiliki toleransi yang tinggi karena akan berbagi fasilitas seperti kamar mandi dan ruang hiburan dengan penghuni yang lain. 

16.  Homestay

            Suatu jenis akomodasi yang berasal dari rumah – rumah rakyat yang telah ditingkatkan fasilitas dan sarananya, sehingga memenuhi syarat – syarat kesehatan, yang disewakan kepada wisatawan. Konsep penginapan yang sama dengan guesthouse. Yang membedakan adalah jangka waktu penyewaan yang umumnya lebih lama. Homestay populer di kalangan pelajar yang sedang melakukan riset mengenai kebudayaan suatu tempat.

17.  Transit Hotel

            Hotel transit umumnya terletak satu bangunan dalam sebuah bandara. Dapat menjadi tempat berisitirahat sejenak bagi para traveler yang memiliki budget lebih dan sedang transit namun dengan jeda waktu yang nanggung untuk keluar dari bandara atau menunggu keberangkatan pesawat dini hari.

18.  Youth Hotel

            Adalah bangunan bagi para pejalan muda, penaik sepeda, dan sebagainya dapat tinggal dan makan atau menyediakan makanannya sendiri dengan murah.

19.   Sanotarium

            Tempat peristirahatan atau petirahan yang menyediakan penginapan dan hidangan makanan diet bagi warga wisatawan – wisatawan yang menderita penyakit tertentu.

20.  Pension/Kurhotel/Kurpension

            Hotel atau pension yang terletak di wilayah daerah wisata kesehatan yang tunduk kepada ketentuan – ketentuan yang berlaku di daerah tujuan wisata tersebut. Banyak diantaranya menyedikan pemandian yang mengandung mineral dan pengobatan khusus menurut petunjuk – petunjuk dokter ahli.

21.  Ryokan

            Penginapan ala Jepang yang khas menurut adat istiadat negeri tersebut. Perlengkapan serta pelayanannya disesuaikan benar – benar dengan tata cara kehidupan Jepang, seperti upacara minum teh, duduk bersimpuh atau bersila di lantai, mengenakan kimono, dan sebagainya.

22.  Logement (Losmen)

            Sejenis akomodasi yang menggunakan sebagian atau seluruh bangungan rumah yang menyediakan penginapan dengan/ tanpa makan – minum bagi setiap orang yang datang untuk beristirahat sementara waktu.

23.  Hospiz

            Hozpiz adalah enginapan di area pegunungan, terutama di daerah wilayah pegunungan Alpen, juga merupakan penginapan yang diselenggarakan.

24.  Rooming House

            Suatu bangunan atau bagian dari suatu bangunan tanpa perlengkapan ataupun peralatan yang disewakan untuk jangka waktu pendek kepada lebih dari 2 orang penyewa yang bukan anggota keluarga pemilik bangunan tersebut.

25.  Schutzhutte

            Penginapan – penginapan di daerah pegunungan Alpen, dipergunakan oleh wisatawan – wisatawan untuk melindungi diri dari serangan angin rebut, topan dan salju, terutama oleh para olahragawan ski dan pekerja – pekerja di daerah pegunungan tersebut.

26.  Minshuku

            Penginapan semacam losmen di daerah pesisir dalam lingkungan wilayah pedesaan para nelayan Jepang. Asal mulanya adalah perkampungan nelayan, dan kaum wisatawan yang ingin mengetahui perikehidupan uang masih serba asli datang menginap di rumah – rumah nelayan yang desebut minshuku, yang mirip dengan homestay yang terdapat di Kuta Bali.

27.  Foresteire

            Bangunan yang terletah di pinggir hutan atau lereng gunung dengan perabotan sederhana, yang juga menyediakan makanan, disewakan kepada orang – orang atau kafilah yang tinggal untuk beberapa hari dalam perjalanan mereka melintasi hutan, gunung atau perbatasan.

28.  City Hotel

Sesuai namanya city hotel adalah tempat penginapan yang terletak di tengah kota dan biasa digunakan sebagai tempat pertemuan bisnis/meeting, acara seminar, acara resmi perusahaan dan lain-lain. City hotel biasanya memiliki fasilitas yang lengkap dan cenderung memiliki tarif kamar yang mahal.

29.  Resort Hotel

Berbeda dengan city hotel yang terletak di tengah kota, resort hotel biasanya terletak jauh dari keramaian kota. Kebanyakan resort hotel terletak di tempat tujuan wisata yang jauh dari daerah perkotaan. Resort hotel memiliki desain yang nyaman dan dilengkapi dengan berbagai fasilitas layaknya city hotel.

30.  Hotel Tematik

            Hotel jenis ini memiliki desain tema tersendiri disetiap ruangannya seperti desain ruangan ala barbie, hello kitty, retro, vintage dll. Ini adalah salah satu jenis hotel yang sedang menjadi tren saat ini. Jika Anda berwisata dengan anak perempuan Anda, pasti akan sangat senang jika menginap di hotel yang memiliki ruangan ala Barbie di kamarnya.

C.    KLASIFIKASI HOTEL

      Klasifikasi hotel dapat dirumuskan berdasarkan beberapa segi, antara lain sebagai berikut :

1.      Berdasarkan harga jual

a.       European plan hotel

Hotel dengan harga jual hanya untuk kamar saja.

b.      American plan hotel

Hotel dengan harga jual untuk kamar dengan satu kali, dua kali atau tiga kali makan.

c.       De-luxe hotel

Hotel dengan harga jual paling mahal.

d.      First class hotel

Hotel dengan harga jual medium rates/menengah.

e.       Economy hotel

Adalah hotel dengan harga jual terendah.

2.      Berdasarkan jumlah kamar

a.       Small hotel

Hotel dengan jumlah kamar terendah, maksimal 25 kamar.

b.      Medium hotel

Hotel dengan jumlah kamar diantara hotel kecil dan hotel besar, misalnya antara 26 sampai dengan 299 kamar.

c.       Large hotel

Hotel dengan jumlah kamar minimal 300 kamar.

3.      Berdasarkan tipe tamu hotel

a.       Family hotel

Adalah hotel untuk keluarga.

b.      Business hotel

Adalah hotel untuk pengusaha.

c.       Tourist hotel

Adalah hotel untuk wisatawan.

d.      Transit hotel

Adalah hotel untuk tamu yang singgal untuk sementara.

e.       Cure hotel

Adalah hotel untuk tamu yang ingin berobat, juga dikenal dengan sebutan spa, thermal (Contoh : Javana Spa di kaki Gunung Salak).

4.      Berdasarkan lamanya tamu hotel tinggal

a.       Transit hotel

Adalah hotel dengan lama tinggal tamu rata-rata semalam.

b.      Residential hotel

Adalah hotel dengan lama tinggal tamu cukup lama.

c.       Semi-residential hotel

Adalah hotel dengan lama tinggal tamu lebih dari satu hari, tetapi tetap dalam jangka waktu yang pendek.

5.      Berdasarkan lokasi hotel

a.       City hotel

Adalah hotel yang terletak di kota-kota besar, terutama ibu kota.

b.      Urban hotel

Adalah hotel yang terletak didekat kota.

c.       Suburb hotel

Adalah hotel yang terletak didaerah pinggiran kota/kota satelit.

d.      Resort hotel

Adalah hotel yang terletak didaerah peristirahatan. Misalnya : Beach Hotel di beach resort, Mountain Hotel di mountain resort, Lake Hotel di lake resort.

e.       Airport hotel

Airport hotel dalah hotel yang terletak di area pelabuhan udara.

6.      Berdasarkan aktivitas tamu hotel

a.       Sport hotel

Adalah hotel yang merupakan baigan dari satu kompleks olahraga. Misalnya : The Century Park Hotel Senayan.

b.      Ski hotel

Adalah hotel khusus untuk tamu yang akan bermain ski.

c.       Convention hotel

Adalah hotel sebagai bagian dari kompleks konvensional.

D.    TIPE KAMAR TIDUR HOTEL

1.      Standard room/regular room

Kamar yang tidak terlalu besar, dilengkapi dengan twin, single, atau double bed dan biasanya tidak mempunyai ruang duduk khusus.

2.      Superior room

Kamar yang menyerupai standard room, hanya ukurannya agar besar/luas.

3.      Twin bedded room

Kamar yang dilengkapi dengan dua single bed untuk 2 orang.

4.      Family room

Kamar besar yang dilengkapi dengan double bed.

5.      Double bedded room

Kamar yang dilengkapi dengan satu tempat tidur untuk 2 orang.

6.      Single bedded room

Kamar yang dilengkapi satu tempat tidur twin bed untuk 1 orang.

7.      Connecting room

Dua kamar yang bersebelahan dan dihubungkan dengan conecction door (pintu tembus/pintu penghubung).

8.      Abjoining room

Kamar yang bersebelahan tapi tidak mempunyai pintu penghubung.

9.      Extra used

Satu tempat tidur dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu kamar.

10.  Studio room

Kamar yang dilengkapi dengan studio bed. Kamar ini kadang disebut juga dengan executive room.

E.     PEGAWAI-PEGAWAI HOTEL

Agar mendapatkan pelayanan yang maksimal, tamu perlu mengenalii tugas para pegawai hotel :

1.      Resepsionis

Karyawan hotel ini melayani tamu untuk check-in maupun check-out. Untuk hotel besar resepsionis bekerja 24 jam dengan 2 atau 3 shift.

2.      Concierge

Karyawan hotel yang memiliki tugas dasar sebagai penghubung tamu dengan hotel terutama terkait fasilitas, pelayanan, dan kegiatan. Concierge mudah dijumpai di area pintu masuk.

3.      Doorman

      Karyawan yang bertugas membuka dan menutup pintu masuk hotel.

F.     PROSEDUR MEMPERSIAPKAN AKOMODASI/PENGINAPAN

     

      Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mempersiapkan akomodasi penginapan antara lain sebagai berikut :

1.      Reservasi/pemesanan kamar

            Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode/waktu tertentu. Seluruh permintaan pemesanan kamar ini akan ditangani oleh petugas/bagian reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.

            Reservasi/pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon, surat, facsimile dan online, minimal sehari sebelumnya. Untuk memudahkan informasi, baik untuk tamu maupun bagian pemesanan kamar, penulisan nama tamu harus benar karena identitas tamu akan disusun pad arak informasi berdasarkan abjad yang didahului nama akhir (surname) setelah itu baru nama depan (first name).

            Manfaat yang dapat diperoleh jika tamu melakukan pemesanan kamar yaitu :

a.       Tamu mendapatkan kamar yang telah dipesan, sudah tersedia pada saat chek in.

b.      Tamu dapat memperkirakan berapa biaya yang harus dikeluarkan selama menginap dihotel.

Ada 3 jenis reservasi, yaitu :

a.       Individual reservation adalah pemesanan kamar untuk seseorang calon tamu, pasangan, atau sebuah keluarga.

b.      Group reservation adalah pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan atau perusahaan, sering kali harga yang diberikan adalah harga diskon.

c.       Conference reservation adalah pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan pertemuan dihotel. Pemesanan kamar ini biasanya dibuah oleh organisasi, perusahaanm atau suatu asosiasi. Harga kamar yang diberikan biasanya adalah harga komersial.

2.      Chek in

           

            Chek in adalah saat tamu pertama masuk hotel. Ini dilakukan dibagian reception. Yakni jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar yang diinginkan tersedia, pemesan dapat langsung mengisi reservation card kemudian pemesan akan diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut.

            Umumnya fasilitas hotel meliputi perlengkapan-perlengkapan berikut ini :

a.       Perlengkapan kamar tidur meliputi :

1)      Lemari pakaian

2)      Meja kecil

3)      Meja rias dengan kaca rias dan kursinya

4)      Meja dengan 2 buah kursi sofa

5)      Luggage rock (rak tempat menyimpan barang)

6)      Keranjang sampah

7)      Tempat air minum dan 2 buah gelas yang telah dimasukkan dalam kantong steril

8)      Kantong tempat cucian

9)      Sebuah map berisi kertas, amplop surat, dan pulpen

10)  Sebuah tanda “Dilarang Mengganggu” (Don’t Disturb)

11)  Daftar cucian (laundry/dry cleaning list)

12)  Kartu pesanan makan pagi (door knob menu)

13)  Daftar menu makanan dan minuman (room service menu)

14)  Lampu yang menyala secara otomatis bila saluran PLN putus

15)  Petunjuk pelayanan hotel (service directory)

16)  Kotak berisi peralatan menjahit sederhana, seperti jarum dan benang

17)  Asbak dan korek api

18)  Saluran program music hotel dan program audio umum

19)  Sebuah televisi (program tv pemerintah, swasta, maupun luar negeri)

20)  Sebuah lemari es yang dilengkapi dengan berbagai macam minuman atau sebuah mini bar

21)  Saluran telepon untuk keperluan intern dan ekstern

22)  Buku petunjuk telepon

23)  Petunjuk cara menyelamatkan diri dari bahaya kebakaran dalam 2 bahasa (bahasa Negara setempat dan bahasa inggris)

24)  Safe deposite box

b.      Perlengkapan kamar mandi meliputi :

1)      bath tub dengan alas anti slip, shower, pegangan tangan untuk mencegah orang terjatuh tergelincir (grabber) dan tempat sabun

2)      tempat cuci tangan (wash basin) yang dilengkapi dengan kaca rias

3)      WC, tirai mandi shower

4)      Tempat sampah

5)      Asbak dan korek api (smoking room)

6)      Telepon paralel dengan kamar tidur

7)      Berbagai jenis handuk, sekurang-kurangnya 3 macam (face, hand, and bath towel)

8)      Gantungan handuk

9)      Kertas tissue WC dengan tempatnya

10)  Sabun mandi cair dan sabun mandi padat

11)  Dua buah gelas untuk keperluan gosok gigi

12)  Keset dari handuk (bath mat)

13)  Lampu yang otomatis menyalaapabila saluran PLN putus

14)  Kantong untuk membuang pembalut wanita (sanitary bag)

15)  Topi mandi (shower cap)

3.      Cara pembayaran

           

            Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar

            Pada saat datang, tamu akan dimintai untuk membayar deposit sebagai jaminan kamar dan transaksi yang mungkin akan dilakukan. Adapun jumlah deposit yang diminta oleh setiap hotel berlainan, bergantung pada kebijakan yang ditetapkan. Jenis pembayaran yang lazim digunakan di hotel yaitu :

a.       Cash/tunai, dapat berupa mata uang rupiah atau mata uang asing

b.      Credit card

c.       Travel cheque, khusus orang yang melakukan perjalanan luar negeri

d.      Travel agent voucher, yaitu alat pembayaran yang berupa voucher yang dikerluarkan oleh perusahaan biro perjalanan

e.       Company ledger with guarantee letter, yaitu pembayaran yang akan ditagihkan ke perusahaan dengan surat jaminan dari perusahaan tersebut

4.      Chek out

            Chek out adalah saat tamu meninggalkan hotel. Pada umumnya chek out dilakukan pada pukul 12.00 - 14.00 pada hari terakhir, dengan memberikan kunci kamar. Pada pengurusan chek out, resepsionis akan menghubungi semua bagian, seperti bar, restoran, dan lain-lain, untuk mengetahui fasilitas apa saja yang digunakan dan belum bayar.

BAB III

PENUTUP

A.    KESIMPULAN

                  Mengatur perjalanan dinas untuk pimpinn tidaklah mudah, dibutuhkan ketelitian dan kecermatan. Dibutuhkan keahlian dan ketrampilan khusus yang tentunya harus dikuasai seorang administrasi kantor atau sekretaris.

                 

                  Sekretaris harus mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan dan akan digunakan, yaitu mengenai semua hal yang berkaitan dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, teliti dan rapi, sehingga selama perjalanan bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti karena salah pengeturan bisa berakibat fatal. Misalnya terbengkalainya kegiatan yang lebih penting.